Для удобства пользователей при создании Базы Данных электронных таблиц ББК была заложена функция оперативного выявления текущих Дополнений и Исправлений в эталоне таблиц. Методике поиска ДИИ в наших электронных таблицах и будет посвящена данная лекция.

Работу в БД мы начинаем с выбора типа таблиц. Например, выбираем Средние и переходим в таблицы.

Перед нами открывается дерево ББК, состоящее из основных разделов. Напомню, все эти деления можно развернуть, а также открыть имеющиеся методические указания, что сделает структуру дерева такой, какой мы привыкли ее видеть в печатных изданиях. Все эти действия в электронной версии осуществляются с помощью контекстного меню, открывающегося нажатием правой кнопкой мыши.

Далее открываем нужную нам вкладку «Поиск».

На странице поиска нам представлены готовые для заполнения поисковые строки. Автоматически их заведено 3, но есть возможность добавлять или удалять строки при необходимости. В первой графе мы видим, что поиск можно осуществлять по индексу, по формулировкам, по МУ и т.д. В нашем случае необходимо выбрать «Историческую справку» — это специальное поле, в которое заносится информация о внесенных изменениях. Текст в этом поле содержит конкретную информацию: что именно изменено и в каком году. Поэтому ИС имеет 2 подполя — текст и год, т.е. поиск можно осуществлять по текстовым формулировкам изменений и по году, когда изменения были внесены в базу.

Для удобства разработчик предлагает в графе «Отношение» несколько значений для более широкого поиска или для его ограничения. Далее, на примере я подробнее остановлюсь на этом выборе.

В графе «Значение» мы вводим, что мы хотим в итоге найти. Либо текстовую формулировку, либо нужный нам год. Тут есть в помощь еще два знака: процент — означает любую последовательность символов и нижнее подчеркивание — любой символ.

Далее, есть еще несколько столбцов:

- учет регистра, если это необходимо, ставим галку;

- далее выбираем логическую связку И либо ИЛИ, если заполнено несколько строк;

- также можно временно отключить от участия в поиске одну из строк, поставив напротив галку и можно совсем удалить любую строку из поиска.

Знаки вопроса в этих графах при нажатии выдают подсказки.

Рассмотрим несколько примеров поиска.

Допустим, нам необходимо осуществить поиск всех удаленных записей, т.е. по формулировке «Исключено деление». Выбираем элемент поиска «Историческая справка (текст)», значение пишем «Исключено деление», и отношение «Больше или равно», которое нам дает в результатах поиска записи не только с точным совпадением, но и во множественном числе: «Исключены». А также поиск выдаст записи, где рубрика не была удалена окончательно, но индекс рубрики был изменен.

Далее попробуем с помощью поиска отследить изменения в формулировках рубрик. Выбираем элемент поиска «Историческая справка (текст)», желательно использовать отношение «содержит», значение пишем «формулировк_» - без окончания. В результате мы получим все записи, в формулировках рубрик которых были сделаны те или иные изменения.

Аналогично можно отследить и изменения в индексах. Выбираем элемент поиска «Историческая справка (текст)», желательно использовать отношение «содержит», значение пишем «индекс». Результаты поиска будут содержать измененные индексы рубрик и индексы из МУ.

Эти два «отношения» дают нам наиболее полную картину при поиске по текстовым запросам: «больше» — для словосочетаний, а «содержит» — при поиске по конкретному слову.

Отношение «равно» наиболее подходит для поиска по году. Выбираем элемент поиска «Историческая справка (год)», отношение «равно», в графе значение указываем необходимый нам год, и система выдаст все изменения, внесенные в эталон за этот период. Например, производя поиск изменений за 2020 год мы найдем ДИИ, опубликованные в 8-м выпуске Средних таблиц.

При необходимости выявления всех внесенных в эталон ДИИ можно в запросе указать ИС «текст», значение «содержит» и нижнее подчеркивание. Система выдаст на сегодняшний день 681 изменение.

При любом поиске все найденные записи располагаются в порядке возрастания индексов!

Таким образом, отслеживать ДИИ в таблицах ББК можно теперь не только с помощью опубликованных в печатных выпусках таблиц, но и в электронном эталоне на нашем сайте РГБ.

В заключении, хочу напомнить, что во вкладке «Методика» вы можете найти для себя полезную информацию, обязательно ознакомьтесь с материалами, которые мы там для вас собрали:

- инструкция по работе в электронной БД (для пользователей здесь размещены правила работы с электронными таблицами, описан функционал и подробно раскрыт механизм поиска ДИИ);

- введения ко всем изданным выпускам таблиц ББК;

- наши публикации (представлены библиографические списки последних изданий самих таблиц, а также научных публикаций сотрудников центра в периодических издания, расположенных по году публикации);

- наши консультации (с 2022 г. мы открыли новую вкладку для наших пользователей, где размещаем консультации по наиболее сложным случаям систематизации текущих поступлений, выявленные по обращениям пользователей на форуме центра ЛИБНЕТ);

- дополнения и исправления (перечень изменений, внесенных в электронные таблицы, ДИИ имеют привычный вид, каким пользователи видели его в изданиях Средних таблиц. В данной вкладке пользователю предоставлена возможность скопировать данный материал для работы с ним в формате Word);

- о нас (здесь немного об истории создания ББК, а также контактная информация для обращений к специалистам центра и в издательство для приобретения изданий наших таблиц).

Мы будем рады любым вашим вопросам и замечаниям по работе с электронными таблицами. Пишите нам.